Déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité est en vigueur à compter du 25 juin 2018.

Pitney Bowes a pris l’engagement de respecter la vie privée de ses employés. La présente déclaration de confidentialité décrit le mode de fonctionnement du site intranet de Pitney Bowes et des portails des ressources humaines, ainsi que la façon dont nous recueillons, utilisons et partageons des renseignements.

La présente déclaration de confidentialité des employés s'applique à ourpb.com et aux autres sites intranet de Pitney Bowes, aux portails des ressources humaines et aux portails de partenaires tiers qui recueillent et stockent des données et affichent les présentes conditions. Dans la présente déclaration, les sites intranet de Pitney Bowes et les portails de ressources humaines détenus et exploités par Pitney Bowes et ses filiales (collectivement, « Pitney Bowes ») sont appelés « Sites », et les portails de partenaires tiers détenus et exploités par nos partenaires sont appelés « Sites partenaires ». Les présentes conditions ne s’appliquent pas aux Sites Pitney Bowes qui n’affichent pas la présente déclaration ou ne contiennent pas de lien vers celle-ci ou qui disposent de leur propre déclaration de confidentialité.

1. Collecte de vos renseignements personnels

Afin de vous donner accès à certains services ou à certaines données dans nos Sites ou Sites partenaires, nous pouvons vous demander de fournir certains renseignements personnels (renseignements qui permettent d'identifier une personne de façon indépendante ou en combinaison avec d'autres données). Pitney Bowes recueille également de l’information non personnelle qui, seule, ne permet pas d’identifier une personne. Lorsque l’association d’information non personnelle à d’autres renseignements permet d’identifier une personne, nous traitons ladite association comme un renseignement personnel.

Nous recueillons et conservons différents types de renseignements personnels concernant des personnes qui cherchent à être, sont ou étaient employées par nous, notamment les renseignements personnels contenus dans :
• des CV et/ou des demandes d'emploi;
• des recommandations et des notes d'entrevue;
• des photographies et des vidéos;
• des lettres d'offre et d'acceptation d'emploi;

Outre les exemples énumérés ci-dessus, les renseignements personnels incluent également ce qui suit :
• des coordonnées (ex. : nom, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone)
• un nom d'utilisateur et d'autres renseignements utilisés avec celui-ci afin de vérifier l'identité, un numéro d'identification d'employé;
• des renseignements de paie, des renseignements bancaires;
• des renseignements en matière d'indemnités de maladie, de congés payés, de comptes de retraite, de rentes, d'assurance et d'autres avantages sociaux (notamment des renseignements sur le sexe, l'âge, la nationalité et le passeport d'un conjoint, d'enfants mineurs ou d'autres personnes à charge et bénéficiaires admissibles);
• une date d'embauche, une ou des dates de promotion, des antécédents professionnels, des compétences techniques, une formation, des certifications et autorisations professionnelles, des compétences linguistiques et des dossiers de formation;
• les renseignements sur les actions des employés
• l'historique et les attentes en matière de salaire, les évaluations de rendement, les lettres de remerciement et de récompense et les procédures disciplinaires et de grief (notamment le suivi du respect et de l'application de nos politiques);
• les accusés de réception relatifs à nos politiques, notamment de guides destinés aux employés, de politiques en matière d’éthique et/ou de conflits d’intérêts et de politiques d’utilisation des ressources informatiques et autres de l’entreprise;
• les messages vocaux, les courriels, la correspondance, les documents et d'autres produits de travail et les messages créés, stockés ou transmis à l'aide de nos réseaux, nos applications, nos appareils, nos ordinateurs ou notre équipement de communication;
• votre CV, votre lettre de présentation, votre expérience professionnelle antérieure et/ou pertinente ou d'autres expériences, votre formation, vos relevés de notes ou d'autres renseignements que vous nous avez fournis pour appuyer votre candidature et/ou dans le cadre du processus de demande d'emploi et de recrutement.

Aux États-Unis, nos Sites partenaires sollicitent et recueillent des renseignements de nature délicate (selon les exigences des gouvernements fédéral, d'État et locaux) à votre sujet (tels que des détails relatifs à l'origine raciale ou ethnique) ainsi que l'auto-identification volontaire de votre situation de handicap ou de votre statut d'ancien combattant.

Les lois sur la protection des données n'exigent généralement pas que Pitney Bowes obtienne votre consentement pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels dans le but d'établir ou de gérer votre relation de travail ou d'y mettre fin. De plus, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels à votre insu ou sans votre consentement lorsque la législation en vigueur ou les exigences réglementaires le permettent ou l'exigent.

Lorsque votre consentement est requis pour la collecte, l'utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, vous pouvez, à tout moment (sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable), retirer votre consentement. Toutes les communications relatives au retrait ou à la modification du consentement doivent être faites par écrit et acheminées à votre représentant des ressources humaines.

En accédant à nos Sites et à nos Sites partenaires, et en parcourant et utilisant ceux-ci, vous consentez à ce que Pitney Bowes recueille, divulgue, stocke et traite vos renseignements personnels conformément à la présente déclaration de confidentialité. Vous acceptez également la collecte de données relatives à votre utilisation du Site à des fins commerciales et de sécurité légitimes, et notamment de renseignements concernant votre identité, les pages auxquelles vous avez accédé et tout renseignement que vous avez fourni au Site, ou dans des salons de clavardage ou autres forums accessibles au public.

2. Collecte de renseignements personnels auprès de tiers

En règle générale, nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous lorsque vous fournissez des renseignements personnels (par exemple, pendant le processus de candidature ou d'intégration). Cependant, dans certains cas, les renseignements personnels que nous recueillons ont été déduits à votre sujet sur la base d'autres renseignements que vous nous fournissez, par l'intermédiaire de vos interactions avec nous ou avec des tiers.

Lorsque nous recueillons vos renseignements personnels auprès de tiers, c'est parce que vous nous avez donné votre consentement explicite à le faire. Dans ce cas, votre consentement est implicite par vos actions (p. ex., votre utilisation d'un service d'employé tiers que nous mettons à votre disposition), ou parce que vous avez donné votre consentement à un tiers, ou que le tiers a un motif juridique supplémentaire, pour nous fournir vos renseignements.

Lorsque la législation en vigueur ou les exigences réglementaires le permettent ou l'exigent, nous pouvons recueillir des renseignements personnels à votre sujet à votre insu ou sans votre consentement.

Par exemple, lorsque nous vous offrons un emploi, nous pouvons :
• avoir recueilli des recommandations d'employeurs précédents;
• obtenir des renseignements à votre sujet auprès de sources accessibles au public, comme votre profil LinkedIn ou d'autres sources de médias / recherche d'emploi;

3. Utilisation de renseignements personnels

On recueille et utilise des renseignements personnels afin de gérer tous les aspects de la relation de travail d'un employé éventuel ou d'un employé avec Pitney Bowes, notamment pour le recrutement de l'employé, et l'établissement, le maintien et la résiliation de cette relation. Exemples d’activités connexes :
• mercatique et/ou notifications (comme les messages textes) relatives à un emploi ou à des possibilités liées à l'emploi;
• mercatique de contenu ou d'événements liés à Pitney Bowes;
• exécution d'évaluations de rendement et établissement d'exigences en matière de rendement;
• évaluation des qualifications liées à un emploi ou à une tâche en particulier;
• compilation de répertoires;
• détermination de l'admissibilité à l'emploi initial, y compris la vérification des références et des qualifications;
• émission et gestion d'options d'achat d'actions et d'unités d'actions assujetties à des restrictions;
• exécution de mesures disciplinaires, activités liées à des griefs et à des enquêtes internes;
• gestion de carrière, notamment l'évaluation des qualifications liées à un emploi ou à une tâche en particulier;
• traitement de réclamations d'employés liées au travail (p. ex., demandes d'indemnisation d'accident du travail, demandes de règlement);
• prestation de services liés aux employés et autres activités générales;
• protection de la sécurité de notre personnel, de nos invités, de nos biens et de nos actifs (notamment le contrôle et l'octroi de l'accès aux activités dans nos locaux et aux activités utilisant nos ordinateurs, appareils, réseaux, systèmes de communication et autres actifs et ressources, et surveillance de ces activités); et
• respect des lois en vigueur (p. ex., les lois en matière de santé et sécurité, les lois régissant le travail, la réglementation du Bureau du contrôle des avoirs étrangers, les lois fiscales), notamment des ordonnances judiciaires ou administratives concernant des employés individuels (p. ex., saisies, paiements de pension alimentaire).

Nous utiliserons également les renseignements personnels que nous recueillons et stockons principalement pour personnaliser le contenu des Sites ou des Sites partenaires afin d'améliorer votre expérience. Les renseignements personnels peuvent également être utilisés aux fins de rétroaction, d'analyse statistique pour améliorer le contenu du Site et pour vous informer des offres spéciales négociées en votre nom. La plupart de ces renseignements sur nos Sites ne pourront être vus que par vous, et ils ne seront pas affichés sur le Site. Certains des renseignements personnels figurant sur nos Sites peuvent être inclus dans le contenu affiché sur l'intranet, notamment les noms et les coordonnées des personnes-ressources dans le but de fournir un répertoire interne.

Le Site ne contiendra aucun renseignement de nature délicate à votre sujet (comme des détails relatifs à l'origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses, à l'appartenance à un syndicat, à la santé ou à la vie sexuelle), à moins que vous ne donniez votre consentement explicite à l'utilisation de ces renseignements.

Aux États-Unis, nos Sites partenaires peuvent contenir des renseignements de nature délicate à votre sujet (selon les exigences des gouvernements fédéral, d'État et locaux, comme des détails relatifs à l'origine raciale ou ethnique) ainsi que l'auto-identification volontaire de votre situation de handicap ou de votre statut d'ancien combattant, mais ces renseignements ne pourront être vus que par vous et ne seront pas affichés sur le Site.

4. Conservation des renseignements personnels

Sauf disposition contraire permise ou requise par la législation en vigueur ou les exigences réglementaires, Pitney Bowes s'efforce de conserver vos renseignements personnels uniquement pendant la durée jugée nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis (y compris pour satisfaire à toute exigence ou obligation d'information légale, comptable ou autre). Au lieu de détruire ou d'effacer vos renseignements personnels, nous pouvons les rendre anonymes, de sorte qu'il soit impossible d'établir un lien entre ceux-ci et vous.

Les renseignements personnels seront stockés et traités de façon équitable et confidentielle aux États-Unis d'Amérique sur des serveurs détenus et exploités par Pitney Bowes, et seront mis à la disposition des employés de l'entreprise dans le monde entier.

5. Transmission de renseignements personnels

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec des employés, des entrepreneurs, des consultants et d'autres parties qui ont besoin de ces renseignements pour nous aider à vous recruter, et à établir, à gérer ou à mettre fin à notre relation d'emploi avec vous, y compris : les parties qui nous fournissent des produits ou des services ou qui les fournissent en notre nom, et les parties qui collaborent avec nous pour vous fournir des produits ou des services.

Dans certains cas, ces parties peuvent également nous fournir certains services de technologie de l'information et de traitement de données afin que nous puissions exploiter notre entreprise. Nous pouvons partager des renseignements personnels avec de telles parties à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de votre territoire de résidence et, par conséquent, vos renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés, traités, stockés ou divulgués dans les pays où Pitney Bowes est présente et, dans certains cas, dans d'autres pays. Nous transférons uniquement des renseignements personnels à un autre pays, y compris au sein de la famille Pitney Bowes, si cela est requis ou permis en vertu des lois en vigueur en matière de protection de la vie privée, notamment dans la mesure où un niveau raisonnable de protection des données est assuré dans le pays destinataire.

Lorsque nous partageons des renseignements personnels avec de telles parties, nous leur demandons généralement d'utiliser ou de divulguer ces renseignements personnels uniquement en conformité avec les dispositions sur l’utilisation et la divulgation de la présente déclaration de confidentialité.

En outre, des renseignements personnels peuvent être divulgués ou transférés à une autre partie (y compris à un autre membre de la famille Pitney Bowes à l’extérieur de votre territoire de résidence) en cas de changement de propriétaire ou d’attribution d’une sûreté réelle dans une partie de Pitney Bowes au moyen, par exemple, d'une vente d'actifs ou d'actions, ou d'une autre forme de regroupement d'entreprises, de fusion ou de coentreprise, à la condition que cette partie soit liée par des ententes ou des obligations appropriées et qu'elle soit tenue d'utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels d'une manière compatible avec les dispositions relatives à l'utilisation et à la divulgation de la présente déclaration de confidentialité, à moins que vous ne consentiez autrement.

De plus, vos renseignements personnels peuvent être divulgués :
• comme permis ou requis par la législation en vigueur ou les exigences réglementaires. Dans ce cas, nous nous efforcerons de ne pas divulguer plus de renseignements personnels que nécessaire dans les circonstances;
• en vue de se conformer à des procédures juridiques valides comme les mandats de perquisition, les citations à comparaître ou les ordonnances d'un tribunal;
• dans le cadre des activités régulières de communication d'information obligatoire de Pitney Bowes à d'autres membres de la famille Pitney Bowes (y compris à l'extérieur de votre pays d'origine);
• pour protéger les droits et la propriété de Pitney Bowes;
• lors de situations d'urgence ou lorsque cela est nécessaire pour protéger la sécurité d'une personne ou d'un groupe de personnes;
• lorsque les renseignements personnels sont accessibles au public; ou
• avec votre consentement lorsque ce consentement est requis par la loi.

6. Protection des renseignements personnels

Pitney Bowes s'efforce de maintenir des mesures de protection physiques, techniques et procédurales adaptées à la nature délicate des renseignements personnels en question. Ces mesures de protection sont conçues pour protéger vos renseignements personnels contre la perte et l'accès, la copie, l'utilisation, la modification ou la divulgation non autorisé(e).

7. Transfert de données transfrontalier

Lorsque Pitney Bowes Inc. et ses filiales américaines en propriété exclusive reçoivent des renseignements personnels provenant de pays autres que les États-Unis, elles observent les lois et réglementations applicables concernant les renseignements personnels des clients, des partenaires et des employés, qui traversent des frontières géographiques et juridictionnelles. Cela comprend l’usage d’accords de transfert de données et de modèles de clause contractuelle, le cas échéant, entre nos personnes morales, nos partenaires et nos clients, au besoin.

8. Conformité au bouclier de protection des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis

Pitney Bowes participe et a attesté sa conformité au bouclier de protection des données UE-États-Unis et au bouclier de protection des données Suisse-États-Unis mis en place par le département du Commerce des États-Unis relativement à la collecte, à l’utilisation, au traitement et à la conservation des renseignements personnels que l’Union européenne et la Suisse transmettent aux États-Unis.

Nous avons attesté au département du Commerce que nous respectons les principes du bouclier de protection des données. En cas de conflit entre les conditions de la présente déclaration de confidentialité et les principes du bouclier de protection des données, les principes du bouclier de protection des données doivent prévaloir. Pour en savoir plus sur le bouclier de protection des données et pour consulter notre page de certification, veuillez visiter le site www.privacyshield.gov.

Pitney Bowes est responsable du traitement des renseignements personnels qu'elle reçoit, dans le cadre du bouclier de protection des données, et les transfère ensuite à un tiers agissant à titre d'agent en son nom. Pitney Bowes respecte les principes du bouclier de protection des données dans le cas de tous les transferts de renseignements personnels à partir de l’UE ou de la Suisse, y compris les dispositions relatives à la responsabilité liée aux transferts subséquents.

En ce qui concerne les renseignements personnels reçus ou transférés en vertu du bouclier de protection des données, Pitney Bowes est assujettie au pouvoir d'exécution de la réglementation de la Federal Trade Commission des États-Unis.

Dans certaines situations, nous pourrions être tenus de divulguer des renseignements personnels en réponse à des demandes légitimes d’autorités publiques, notamment pour satisfaire à des exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi.

Conformément aux principes du bouclier de protection des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis, Pitney Bowes s’engage à résoudre les plaintes concernant vos renseignements confidentiels et notre collecte ou utilisation de vos renseignements personnels. Si vous croyez que Pitney Bowes ne traite pas vos renseignements personnels conformément à sa certification dans le cadre du bouclier de protection des données, vous pouvez nous transmettre toute demande de renseignements ou toute plainte concernant la conformité à l’aide des coordonnées qui se trouvent dans la section « Communiquez avec nous » ci-dessous.

Pitney Bowes répondra dans un délai de 45 jours. Si vous avez une préoccupation non résolue concernant la confidentialité ou l’utilisation de données que nous n’avons pas traitée de manière satisfaisante, veuillez communiquer avec JAMS, notre fournisseur de services de résolution de litiges tiers basé aux États-Unis, sans frais, à l’adresse https://www.jamsadr.com/eu-us-privacy-shield.

Si nous n’accusons pas réception de votre plainte en temps opportun, ou si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité votre plainte, vous pourriez avoir le droit de demander un arbitrage obligatoire lorsque vous aurez épuisé les autres procédures de résolution de litiges. Veuillez communiquer avec nous ou visiter le site Web du bouclier de protection des données, à l’adresse https://www.privacyshield.gov/article?id=How-to-Submit-a-Complaint, pour obtenir de plus amples renseignements ou déposer une plainte. Les services du site Web du bouclier de protection des données vous sont offerts sans frais.

9. Vos droits

Vos droits d’accès aux renseignements personnels

Lorsque la loi l'exige, vous pouvez (i) demander l'accès à vos renseignements personnels, (ii) et/ou y apporter des corrections, (iii) demander la suppression, (iv) limiter l'accès ou (v) vous opposer au traitement, ou (vi ) demander des copies de vos renseignements personnels que nous conservons. Lorsque vous accédez à vos renseignements personnels ou les mettez à jour, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de pouvoir donner suite à votre demande.

Veuillez noter que nous pouvons refuser des demandes, ou limiter l’information à laquelle nous donnons accès, si nous déterminons qu’elles sont susceptibles de compromettre la protection des renseignements personnels d’autres personnes, si elles sont déraisonnables ou répétitives ou si elles nécessitent des efforts disproportionnés. De plus, les renseignements personnels peuvent avoir été détruits, effacés ou rendus anonymes conformément à nos obligations et pratiques en matière de conservation de dossiers. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous informerons des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

Comme la loi le permet, nous pouvons facturer des frais raisonnables pour donner accès à des renseignements personnels, mais nous ne facturons aucuns frais pour le dépôt d’une demande d’accès.

Si vous souhaitez exercer vos droits en matière de renseignements personnels, veuillez communiquer avec votre représentant des ressources humaines ou avec le responsable de la protection des données, de la façon décrite dans la section « Communiquez avec nous » ci-dessous. Veuillez noter qu'une telle communication doit être faite par écrit au moyen du formulaire de demande d'accès aux données à son sujet.

Votre capacité à corriger des renseignements personnels

Il est important que les renseignements contenus dans nos dossiers soient à la fois exacts et à jour. Si vos renseignements personnels changent au cours de votre emploi, veuillez nous tenir informés de ces modifications.

Dans certaines circonstances, nous pouvons ne pas accepter votre demande de modification de vos renseignements personnels, et nous ajouterons à la place un texte de remplacement au dossier en question.

S'il est déterminé que les renseignements personnels sont inexacts, incomplets ou obsolètes, nous déploierons des efforts raisonnables pour les réviser et, au besoin, nous déploierons des efforts raisonnables pour informer les agents, fournisseurs de services ou autres tiers qui ont reçu des renseignements inexacts, afin que les dossiers en leur possession puissent être corrigés ou mis à jour.

Si vous souhaitez apporter des modifications à vos renseignements personnels sur les Sites, rendez-vous au portail libre-service des employés ou communiquez avec votre représentant local des ressources humaines.

Si vous souhaitez apporter des modifications ou supprimer votre profil dans les Sites partenaires, vous pouvez le faire (i) en indiquant vos préférences dans la section du profil / des préférences de votre compte et (ii) en écrivant à jobsupport@pb.com. Lorsque la loi l’exige, vous pouvez demander d’accéder aux renseignements personnels vous concernant que nous conservons et/ou de leur apporter des corrections. Lorsque vous accédez à vos renseignements personnels ou les mettez à jour, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de pouvoir donner suite à votre demande.

10. Modifications de la présente déclaration de confidentialité

Pitney Bowes peut modifier la présente déclaration de confidentialité de temps à autre, à sa discrétion. Nous indiquerons dans le haut de la déclaration de confidentialité la date de sa dernière mise à jour. Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels de manières qui diffèrent substantiellement de celles énoncées dans la présente déclaration de confidentialité sans d’abord vous en aviser, et nous n’utiliserons en aucun cas vos renseignements personnels de manières interdites par la loi. Votre utilisation continue de nos Sites ou Sites partenaires indique votre consentement à la présente déclaration de confidentialité et à toute version modifiée de cette dernière.

11. Communiquez avec nous

Si vous avez des questions au sujet de la présente déclaration de confidentialité ou des préoccupations au sujet de la façon dont nous gérons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec votre représentant local des ressources humaines. Nous nous efforcerons de répondre à vos questions et de vous informer de toute mesure prise pour résoudre les problèmes que vous avez soulevés. Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pourriez avoir le droit de soumettre une demande écrite à votre autorité locale responsable de la protection des données.

12. Bureau de la protection des données

Nous avons nommé un responsable de la protection des données pour veiller au respect de la présente déclaration de confidentialité. Les coordonnées de notre bureau de la protection des données sont les suivantes :

Bureau mondial de la protection des données
a/s de Pitney Bowes Inc.
3001 Summer Street
Stamford, CT USA 06926-0700
ou
Écrivez-nous à l’adresse privacyoffice@pb.com

Vous trouverez ci-dessous les coordonnées pour les pays suivants, que vous pouvez utiliser si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes au sujet de la présente déclaration de confidentialité pour votre territoire :

Australie

Si vous avez des questions, si vous estimez que nous n’avons pas respecté nos obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (en particulier, les Australian Privacy Principals – principes australiens de protection de la vie privée) ou si vous estimez que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ont été compromis de quelque manière que ce soit, veuillez communiquer avec nous de la façon décrite ci-dessous. Nous répondrons à toute question ou plainte dans les plus brefs délais.

Bureau mondial de la protection des données
a/s de Pitney Bowes Australia Pty Ltd
Level 1, 68 Waterloo Road, Macquarie Park,
NSW 2113, Australia
ou
Écrivez-nous à l’adresse privacymatters.au@pb.com
Tél. : +61 (0)2 9475 3500

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez adresser votre plainte au bureau du commissaire à l'information de l'Australie en envoyant un courriel à enquiry@oaic.gov.au ou en téléphonant au 1300 363 992.

Allemagne

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la présente déclaration de confidentialité, veuillez communiquer avec nous :

Bureau mondial de la protection des données
a/s de Pitney Bowes Germany GmbH Poststr. 4-6 D-64293 Darmstadt
ou
Écrivez-nous à l’adresse datenschutzbeauftragter@pb.com

Inde

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la présente déclaration de confidentialité, veuillez communiquer avec nous :

Bureau mondial de la protection des données
a/s de Pitney Bowes Software India Pvt. Ltd.
5th Floor, Tower- B, Logix Cyber Park,
C 28-29, Sector-62, Noida – 201307
À l’attention de : Ruchi Bhalla
Ou envoyez un courriel à
Agent local des griefs ruchi.bhalla@pb.com
Bureau mondial de la protection des données au privacyoffice@pb.com